Нельзя выдавать из кассы подотчетнику денежные средства пока он не отчитался по ранее выданным
Вот это правило надо соблюдать. Это касается каждого подотчетника индивидуально.
Как на практике все происходит
Обратите внимание авансовый отчет может делаться по факту оплаты подотчетником из собсвтенных средств и потом получать из кассы , а может после получения из кассы. То есть выдача под отчет может быть до авансового отчета ,а также послеавансового отчета.
Вариант 1
Поставщику оплачивает сотрудник фирмы (подотчетное лицо) .
Когда у фирмы появляются денежные средства (наличные) , фирма возвращает подчетнику деньги частично или полностью.
Чтобы фирма вернула деньги подотчетник сделает документ авансовый отчет.
Вариант 2
Фирма выдавет подотчетнику деньги из кассы по расходнику на оплату поставщику. Подотчетник оплачивает поставщику (и делает авансовый отчет) или возвращает деньги обратно в кассу как неизраходованные (не делает авансовый отчет).
Все вроде просто, но если документов набирается за год много (авансовый отчетов, поставок) , то как проверить подотчетника, правильно ли он предоставляет авансовые отчеты.
Итоговые задолженности понятно говорят сами за себя, но можно ли увидеть по каким документам поставок отчитался подотчтеник, а по каким нет или частично?
60 <- 71 авансовый отчет
71 <- 50 под отчет
50 -> 71 возврат неизрасходованных дененжных средств
Если много документов по одному подотчетнику как проверить правильность погашения авансовых отчетов из кассы?
Анализ счета по субконто (счет 71) c группировкой по дням . Упрощаем и предполагаем ,что авансовый отчет делается в тот же день , что и выдача денег под отчет.
Красная стрелка - выдача под отчет из кассы (РКО)
Зеленая авансовый отчет
Синяя это ранее сделанный авансовый отчет и не погашенный из кассы. Так можно? Подотчетник ранее отчитался о потраченных средствах (своих собственных получается) и фирма ему не погасили этот долг. Ну и что?
Главное , чтобы не было начальных остатков дебетовых по 71 счету - это означает , что есть ранее выданные денежные средства , по которым подчтеник не отчитался (т.е. не оплатил поставщикам) и эти средства он "носит с собой".
Интересный нюанс
И тут в авансовом отчете можно увидеть интересную деталь - смотрите проводки созданные авансовым отчетом, их может быть несколько на одну строку авансового отчета. Что говорит наверное о неправильно предоставленном отчете.
Авансовый отчет : Погашение задолженности : Автоматически/по документу
Итак логика такая :
Сначала документы поставок завели. Потом заводим авансовые отчеты. Погашение задолженности : Автоматически и тогда по созданным проводкам документа авансовый отчет смотрим как закрывается долг поставщику по документам поставки. Реально удобная методика.
И еще обратите внимание : в проводках может стоять ссылка на документ поставки, или когда еще нет документа поставки на сам авансовый отчет.